Ich habe ein Jahrzehnt meines Lebens damit verbracht, effizienter zu werden. Bessere Methoden, bessere Werkzeuge, bessere Systeme. Und am Ende jedes Jahres war die Arbeit nicht weniger geworden. Sie war dichter geworden. Schneller. Stressiger.
Immer wieder kommen Menschen auf mich zu mit einer konkreten Frage: Wie kann ich effizienter in meiner Arbeit sein, sodass die Arbeit weniger Raum einnimmt? Durch meine Arbeit mit mir selbst und vielen, vielen Menschen hat sich eine klare Antwort ergeben:
„Nicht durch Effizienz."
Als analoge Menschen in einer digitalen Welt sind wir umgeben von den Heilversprechen und Sirenrufen der Produktivitätsjünger: Methoden, die größeren Fokus versprechen. Softwarewerkzeuge, die uns dabei helfen möchten, noch mehr Verantwortlichkeiten zu jonglieren. Systeme, die uns dabei helfen sollen, den Überblick über noch mehr Themen zu behalten. Generative KIs, die repetitive und kreative Arbeiten übernehmen dürfen. Coaches, die uns dabei helfen, den Überblick über all diese Systeme, Methoden und Werkzeuge zu gewinnen.
Die Annahme, in der in der Regel agiert wird, lautet: „Durch gesteigerte Effizienz kann die Arbeit in weniger Zeit stattfinden.“ Doch das verkennt das Wichtigste, und so findet eine Umkehrung der Kausalität statt.
Die Herausforderung
Wenn ich mich ausschließlich mit der Effizienz beschäftige, entsteht ein Effekt, unter dem ich ein Jahrzehnt gelitten habe. Und unter dem die meisten leiden, mit denen ich zusammenarbeite: Die Arbeitslast wird höher, der Arbeitstag bleibt unverändert lang, in der Regel wird er aber dafür stressiger.
Denn unsere Arbeitszeit wird nur in Ausnahmefällen von der Arbeitslast diktiert, welche vor uns liegt. Sie wird nicht von wahrgenommener Dringlichkeit gestaltet. Die Ursache liegt nach meiner Erfahrung gänzlich woanders.
Glaubenssätze
Die Gestaltung der eigenen Arbeit wird von unseren Glaubenssätzen darüber, wie Arbeit zu sein hat, diktiert. Wenn ich daran glaube, dass richtige, erfolgreiche Arbeit „hart“ sein muss, dann werde ich mir ein Umfeld suchen und kreieren, in dem ich erfolgreich hart arbeiten kann. Wenn ich Leistungsbereitschaft durch Überstunden definiere, dann werde ich als leistungsbereiter Mensch Überstunden machen. Wenn ich Stress als eine Auszeichnung für besondere Wichtigkeit sehe, werde ich mich in eine stressbehaftete Arbeitsweise begeben.
Diese unterschiedlichen Glaubenssätze bestimmen primär, wie der eigene Arbeitstag gestaltet wird. Kontinuierliche systematische Effizienzsteigerung trägt dann nur noch zu einer immer weiter zunehmenden Arbeitsverdichtung und dem damit einhergehenden stetig steigenden Stresslevel bei.
Angst als Brandbeschleuniger
Unsere Arbeit ist oft von Angst geprägt. Angst vor dem eigenen wirtschaftlichen Abstieg. Angst, die Anerkennung der Vorgesetzten oder Peers zu verlieren. Angst, das sorgsam aufgebaute Unternehmen zu verlieren. Diese Angst ist der Brandbeschleuniger im Feuer der Glaubenssätze.
Denn Angst triggert in der Regel Reflexe auf unterster Ebene. Auf der Ebene unserer Glaubenssätze. Habe ich Angst, mein Unternehmen zu verlieren, potenzieren sich meine Glaubenssätze zur Arbeit. „Wenn ich nur noch härter reinklotze, kann ich es retten.“ „Noch etwas länger in diesem Tempo, und ich kann die Trajektorie herumreißen.“
Die Angst greift auf den nächstliegenden Glaubenssatz zurück, und der sagt in der Regel: mehr. Mehr Stunden, mehr Intensität, mehr Aufgaben, mehr Kontrolle. Die Effizienzwerkzeuge werden dann zur Waffe gegen sich selbst.
Das Irre ist: Unser Handeln aus Angst führt so oft genau den Outcome herbei, vor dem wir uns fürchten. Der Unternehmer, der aus Angst vor dem Scheitern 16-Stunden-Tage fährt, trifft zunehmend schlechtere Entscheidungen – weil niemand nach 16 Stunden noch klar denkt. Die Führungskraft, die aus Angst vor Kontrollverlust alles selbst macht, verliert genau dadurch ihr Team.
Ich kenne beide Seiten. Ich habe beide Fehler gemacht.
Die Flucht in die Produktivität
Ein weiteres, absolut menschliches Muster ist die unterbewusste Flucht vor Emotionen. Unser Unterbewusstsein agiert stets in Fürsorge. Konfrontation mit unangenehmen Emotionen versucht es reflexiv zu vermeiden. Durch Betäubung und Ablenkung.
Die intensive Beschäftigung mit der Arbeit, in einem gefühlten Wahn der Produktivität, ist ein willkommenes Werkzeug für dieses fürsorgliche Unterbewusstsein. Genauso wie andere, betäubende Automatismen. Fernsehen, Essen, Sport, Substanzen oder Adrenalin.
Die Arbeit hat dabei einen besonderen Status. Sie ist die einzige sozial akzeptierte Sucht. Niemand sagt mit Besorgnis: „Du solltest weniger arbeiten.“ Im Gegenteil – die Umgebung belohnt das Muster. Und so wird die Flucht vor den eigenen Emotionen zur Karrierestrategie.
Eine Perspektive
Aber wie komme ich dann zu einem entspannteren Arbeitstag, wenn Effizienz gerade nicht die Lösung ist?
Echte Effizienz ist das Ergebnis aus limitierter Zeit, die zu effektiverer Arbeit führt. Und das ohne angstbehafteten und von selbiger befeuerten Stress. Drei Erkenntnisse haben für mich den Unterschied gemacht.
Erstens: Es fängt bei den Glaubenssätzen an. Es sind unsere Glaubenssätze darüber, wie Arbeit zu sein hat, die Schlagzahl der Arbeit, Druck und Länge der Arbeitszeit vorgeben. Wenn Reduktion von Arbeitszeit und Stress das Ziel ist, fängt die nachhaltige Arbeit immer hier an. Die Frage lautet nicht „Wie werde ich schneller?“ – sondern „Was glaube ich eigentlich darüber, wie Arbeit zu sein hat? Und wer hat mir das beigebracht?“
Zweitens: Ohne Zeitgrenzen ändert sich nichts. Effizienz ohne Zeitgrenzen schafft nicht weniger Arbeit, sondern mehr Stress. Deshalb ist die erste Übung, die ich Menschen in solchen Situationen empfehle: Begrenze deine Arbeitszeit. Hart. Schaue, ob etwas herunterfällt. Und dann können wir über effektivere Arbeit sprechen. Die meisten, die das zum ersten Mal tun, erleben Panik und Erleichterung gleichzeitig. Die Panik kommt aus den Glaubenssätzen. Die Erleichterung aus der Perspektive auf eine neue Freiheit.
Drittens: Systeme sind nur Werkzeuge. Produktivitätssysteme helfen höchstens beim Verwalten von Aufgaben. Dabei können sie die Effektivität erhöhen, was in der Regel eine Verdichtung der Arbeit bedeutet. Ohne Grenzen gießt das nur Öl ins Feuer. Erst wenn die Grenze steht, wird das System zum Verbündeten statt zum Antreiber.
Die eigentliche Antwort
Wahre Produktivität entsteht durch Ease und Flow aus der eigenen Energie. Sie entsteht, wenn die Arbeit nicht mehr durch Zwang und Angst dominiert wird, sondern durch die Lust und Freude der Kreation.
Das klingt weich. Ich weiß. Aber es ist das Härteste, was ich je getan habe – und das Wirksamste. Meine eigenen Glaubenssätze über Arbeit zu hinterfragen, hat mein Leben verändert. Nicht ein neues Tool. Nicht eine neue Methode.
Sondern die Einsicht, dass ich selbst der Grund war, warum mein Arbeitstag so aussah, wie er aussah. Das ist unbequem. Aber es befreit. Denn wenn ich der Grund bin, bin ich auch die Lösung.
Und damit beginnt die echte Arbeit. Die, die sich lohnt.
Stay Mindful
Jakob 🙏
Dieses Essay beruht auf 15 Jahren Erfahrung der eigenen Arbeit in den unterschiedlichsten Wissensarbeitsbranchen und auf 10 Jahren Erfahrung im Coaching anderer in vergleichbaren Branchen. Die hier gewonnenen Erkenntnisse halte ich für absolut richtig und lebensverändernd – in der Wissensarbeit. Hinsichtlich der Übertragbarkeit auf andere Bereiche der Arbeit maße ich mir keine Aussagefähigkeit an.